I. Vị trí, chức năng

1. Trung tâm Lưu trữ Lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh; cung cấp các dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Trung tâm Lưu trữ Lịch sử có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, có trụ sở, phương tiện làm việc; biên chế, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, số lượng người làm việc và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời, chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, giám sát, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

3. Trụ sở của Trung tâm Lưu trữ lịch sử đặt tại số 2A, Nguyễn Đình Chiểu, Phường 1, thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long.

II. Nhiệm vụ và quyền hạn

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử có nhiệm vụ tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trình UBND tỉnh kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm, chương trình, đề án về lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh.

2. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

3. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị và Danh mục tài liệu có thông tin trùng lặp tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử.

4. Trình cấp có thẩm quyền việc giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

5. Lập phương án bảo quản, bảo vệ tài liệu trong Kho Lưu trữ; sắp xếp, vệ sinh, theo dõi nhiệt độ, độ ấm, khử trùng tài liệu, thường xuyên kiểm tra hệ thống báo cháy tự động, các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

6. Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trình cơ quan có thẩm quyền quyết định ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Lịch sử đúng theo quy định của pháp luật.

7. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu lưu trữ.

8. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

9. Chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu đã thu thập được.

10. Sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân theo thẩm quyền được giao.

11. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ lịch sử; lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa); tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử theo quy định.

12. Bảo vệ, bảo quản, sắp xếp và thống kê tài liệu lưu trữ; phân loại, xác định giá trị tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử; loại ra những tài liệu hết giá trị để thực hiện các thủ tục tiêu hủy theo quy định.

13. Xây dụng, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ (mục lục hồ sơ, hồ sơ phông, các loại thẻ tra cứu, xây dụng các cơ sở dữ liệu về tài liệu...); phục vụ khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

14. Thực hiện sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử theo quy định pháp luật.

15. Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, trưng bày, triển lãm hình ảnh, tư liệu lưu trữ; thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử.

16. Thực hiện các dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật nhưng vẫn đảm bảo hoạt động bình thường của Trung tâm theo quy định.

17. Quản lý tổ chức, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử theo quy định pháp luật.

18. Quản lý tổ chức bộ máy, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và biên chế sự nghiệp; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức và lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật.

19. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao