Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử
Diễn giải quy trình:
* Bước 1: Thu thập tài liệu gốc
a) Nội dung công việc
Thu thập các dữ liệu, tài liệu dự kiến được đưa vào trong CSDL phục vụ theo yêu cầu số hóa của đơn vị.
b) Các bước thực hiện
- Xác định các đối tượng dữ liệu, tài liệu cần thu thập.
- Lập kế hoạch để tiến hành thu thập.
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu.
- Giao nộp dữ liệu, tài liệu đã thu thập.
- Yêu cầu công việc
+ Việc tìm kiếm thu thập dữ liệu, tài liệu phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ theo đúng mục tiêu, yêu cầu của hệ thống quản lý.
- Sản phẩm
+ Bản kế hoạch thu thập dữ liệu.
+ Tài liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu.
+ Báo cáo thu thập dữ liệu.
+ Biên bản bàn giao dữ liệu đã thu thập.
* Bước 2: Quét và xử lý ảnh
Sử dụng các phần mềm quét tài liệu và xử lý ảnh tài liệu sau quét, các máy quét để thực hiện việc quét tài liệu hồ sơ.
- Nội dung công việc
+ Thiết lập các thông số kỹ thuật cho thiết bị (chế độ quét bao nhiêu dpi, quét 2 mặt hay một mặt, quét màu hay đen trắng, thiết lập chế độ sáng tối, độ tương phản...);
+ Vệ sinh tài liệu, tháo ghim, kẹp…;
+ Quét tài liệu;
+ Xem tài liệu được quét;
+ Chỉnh sửa lại ảnh tài liệu vừa quét (điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, lọc nhiễu, cắt bỏ viền đen, xoay ảnh quét tài liệu bị lệch.);
+ Đóng ghim tài liệu gốc.
- Yêu cầu công việc
+ Quét đủ, không thiếu trang, tỷ lệ 100%;
+ Thứ tự các trang giống với tài liệu giấy;
+ Chất lượng quét: ảnh rõ ràng, đủ sáng để nhận dạng tài liệu;
+ Bàn giao tài liệu giấy sau quét đúng nguyên trạng ban đầu: đủ tờ, đúng thứ tự, đúng hồ sơ, hộp…
- Sản phẩm
+ Ảnh quét ở chế độ màu;
+ Độ phân giải tối thiểu 200 dpi;
+ Chất lượng quét: ảnh rõ ràng, trung thực với bản gốc, đủ sáng để nhận dạng tài liệu;
+ Định dạng lưu trữ: mỗi tài liệu sau quét là 1 file định dạng PDF, phiên bản 1.4 trở lên;
* Bước 3: Số hóa nhận dạng ký tự
Sử dụng phần mềm số hóa (nhận dạng tài liệu) để nhận dạng ký tự từ văn bản quét ảnh (OCR).
- Nội dung công việc
+ Chuẩn bị công cụ phục vụ cho việc nhận dạng dữ liệu.
+ Thực hiện nhận dạng ký tự theo yêu cầu
+ Kiểm tra dữ liệu sau khi nhận dạng
+ Chỉnh sửa chính xác dữ liệu sau khi nhận dạng
+ Ký số lên tài liệu đã số hóa.
+ Đặt tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
- Sản phẩm
01 file PDF 2 lớp cho mỗi tài liệu số hóa có xác thực ký số theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
* Bước 4: Biên mục tài liệu
Biên mục tài liệu là công việc nhập các thuộc tính của tài liệu vào hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ.
Các thuộc tính cần biên mục đối với mỗi tài liệu bao gồm:
- Mã phông
- Mục lục số
- Hồ sơ số
- Tờ số
- Số và ký hiệu
- Thời gian
- Tác giả
- Tên loại văn bản
- Trích yếu nội dung
- Ký hiệu thông tin
- Tình trạng vật lý
- Hạn chế sử dụng
- Ngôn ngữ
- Bút tích
- Ghi chú
a) Nội dung công việc
- Nhập thông tin thuộc tính của tài liệu theo các trường đã quy định.
b) Các bước thực hiện
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn nhập liệu;
- Tiến hành nhập liệu
+ Nhập bản số của dữ liệu gốc;
+ Nhập metadata;
+ Nhập nội dung dữ liệu: Nhập các dạng ký tự, dạng số, ngày, tháng...
+ Sửa lỗi nhập liệu theo Báo cáo kết quả kiểm tra
c) Yêu cầu công việc
- Đảm bảo công việc nhập liệu được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ;
- Tùy vào yêu cầu độ chính xác của CSDL có thể áp dụng các biện pháp nhập dữ liệu khác nhau;
d) Sản phẩm
- Tài liệu hướng dẫn nhập liệu;
- Báo cáo kết quả sửa chữa
- 01 file XML lưu trữ các siêu dữ liệu sau khi biên mục cho mỗi tài liệu; dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ đúng theo quy định tại Phụ lục I Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ; Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ đúng quy định tại Phụ lục II Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
* Bước 5: Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập
a) Nội dung công việc
Để đảm bảo dữ liệu được nhập đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu xây dựng CSDL.
b) Các bước thực hiện
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra;
- Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập.
c) Yêu cầu công việc
Bộ phận kiểm tra phải độc lập với bộ phận nhập liệu để đảm bảo tính khách quan;
d) Sản phẩm
- Tài liệu hướng dẫn kiểm tra;
- Báo cáo kiểm tra;
- Biên bản xác nhận tình hình sửa chữa
* Bước 6: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm
a) Nội dung công việc
Nghiệm thu trên cơ sở đã được kiểm tra, tại bước này Chủ đầu tư xác nhận nghiệm thu cho đơn vị thi công. Sau khi nghiệm thu đơn vị thi công tiến hành bàn giao kết quả CSDL cho đơn vị vận hành và sử dụng CSDL.
b) Các bước thực hiện
- Tiến hành nghiệm thu CSDL;
- Tiến hành giao nộp theo quy chế giao nộp sản phẩm.
c) Yêu cầu công việc
Việc nghiệm thu phải được tiến hành theo quy định của nhà nước về quản lý các dự án.
d) Sản phẩm
- Biên bản nghiệm thu sản phẩm;
- Biên bản bàn giao giao sản phẩm.
Trần Văn Khoa - TTLTLS